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Titolo
Text copied to clipboard!Segretario di Comitato
Descrizione
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Stiamo cercando un Segretario di Comitato altamente organizzato, preciso e affidabile, capace di supportare il corretto funzionamento di comitati, consigli, commissioni o organi collegiali all’interno di enti pubblici, organizzazioni private, associazioni, fondazioni o istituzioni accademiche. La persona selezionata avrà un ruolo centrale nel garantire la preparazione delle riunioni, la gestione della documentazione ufficiale, la redazione dei verbali e il monitoraggio delle decisioni prese dal comitato, assicurando trasparenza, ordine amministrativo e continuità operativa.
Il Segretario di Comitato fungerà da punto di riferimento tra i membri del comitato, la direzione e gli eventuali stakeholder interni o esterni. Sarà responsabile della pianificazione del calendario delle riunioni, della convocazione dei partecipanti, della raccolta dei materiali necessari e della distribuzione tempestiva dell’ordine del giorno. Durante gli incontri, dovrà registrare con accuratezza discussioni, deliberazioni, votazioni e azioni concordate, trasformando tali informazioni in verbali chiari, completi e conformi agli standard organizzativi o normativi applicabili.
La posizione richiede eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale in italiano, forte attenzione ai dettagli, riservatezza nella gestione di informazioni sensibili e capacità di lavorare con scadenze ravvicinate. Il candidato ideale possiede esperienza in ruoli amministrativi o di segreteria istituzionale, dimostra padronanza degli strumenti digitali per la gestione documentale e sa interagire con interlocutori di diversi livelli gerarchici con professionalità e diplomazia.
Tra le attività quotidiane rientrano l’archiviazione dei documenti del comitato, il mantenimento dei registri ufficiali, il controllo delle versioni dei documenti, il follow-up delle decisioni assunte e il supporto nella preparazione di report, relazioni e comunicazioni formali. In contesti regolamentati, il Segretario di Comitato potrà inoltre contribuire a verificare la conformità procedurale delle riunioni e la corretta conservazione della documentazione richiesta.
Cerchiamo una persona capace di anticipare le esigenze organizzative, gestire più priorità contemporaneamente e mantenere elevati standard di accuratezza anche in situazioni complesse. Il ruolo offre l’opportunità di collaborare da vicino con figure decisionali, contribuendo in modo concreto all’efficienza della governance interna e alla qualità dei processi decisionali. Se hai una forte attitudine amministrativa, eccellenti competenze redazionali e interesse per il coordinamento di attività collegiali e istituzionali, questa posizione rappresenta un’interessante opportunità di crescita professionale in un ambiente strutturato e dinamico.
Responsabilità
Text copied to clipboard!- Organizzare e calendarizzare le riunioni del comitato.
- Preparare e distribuire ordini del giorno, convocazioni e materiali di supporto.
- Redigere verbali accurati e completi durante le riunioni.
- Archiviare e aggiornare la documentazione ufficiale del comitato.
- Monitorare l’avanzamento delle decisioni e delle azioni concordate.
- Gestire le comunicazioni tra membri del comitato e stakeholder rilevanti.
- Supportare la preparazione di report, relazioni e documenti formali.
- Garantire riservatezza e corretta conservazione delle informazioni sensibili.
Requisiti
Text copied to clipboard!- Diploma o laurea in discipline amministrative, giuridiche o affini.
- Esperienza pregressa in ruoli di segreteria, supporto amministrativo o istituzionale.
- Ottime capacità di scrittura e redazione di verbali in italiano.
- Elevata precisione, attenzione ai dettagli e capacità organizzativa.
- Conoscenza dei principali strumenti informatici e software di produttività.
- Capacità di gestire scadenze multiple e priorità concorrenti.
- Discrezione e riservatezza nella gestione di dati sensibili.
- Buone competenze relazionali e comunicative con interlocutori diversi.
Domande potenziali per l'intervista
Text copied to clipboard!- Hai esperienza nella redazione di verbali ufficiali o documenti istituzionali?
- Quali strumenti digitali utilizzi per organizzare riunioni e archiviare documenti?
- Hai lavorato con comitati, consigli direttivi o commissioni in passato?
- Come gestisci informazioni riservate e documentazione sensibile?
- Racconta un esempio in cui hai coordinato più scadenze contemporaneamente.
- Qual è il tuo livello di competenza nella preparazione di ordini del giorno e convocazioni?
